V každé firmě je čas od času nutné archivovat dokumentaci. V účetním oddělení je archivace dokumentů na denním pořádku, v jiných odděleních jako je např. nákup, personální útvar, marketing atd. se doklady archivují týdně, měsíčně, čtvrtletně nebo dle aktuálních potřeby. Zakládání a archivace různých druhů faktur, obchodních dokumentů, průkazních materiálů, prospektů či jiných podkladů se tedy týká kompletní firmy a to nejen v období účetní uzávěrky.

Pro všechny pracovníky, kteří mají již teď příruční skříň v kanceláři zaplněnou až k prasknutí a archivované písemnosti jim překáží nebo pro ty, kteří právě hledají vhodné řešení pro zajištění přehlednosti a pořádku ve firmě… jsou tu šikovné archivační krabice a úložné boxy!

Archivovat můžete několika způsoby:

• Zakládání Vašich pořadačů s dokumenty: jednoduše vezměte kompletní šanon určený pro archivaci a vložte jej do archivační nebo multifunkční krabice s víkem. Oba typy krabic složíte během krátké chvilky a díky nosnosti až 30 kg do nich můžete vložit celou řadu pořadačů či podkladů. Pro snadnou přepravu jsou vybaveny pohodlnými úchyty.  Pro přehlednost poslouží popisové pole a k uloženým šanonům máte díky velkému otvoru kdykoli rychlý přístup. Tyto archivní krabice (viz větší karton na obrázku výše) jsou vhodné také pro podklady formátu A3, pro uložení CD a DVD či jiných kancelářských potřeb .

• Zakládání volných listin a dokumentů: pokud chcete archivovat pouze obsah pořadačů, pak použijte archivační sponu, kterou vsunete do perforačních oček dokumentů v šanonu a pak celý stoh jednoduše z pořadače vysunete. Tento svazek vložte do připraveného úložného boxu (viz menší boxy v krabici na obrázku výše) a voilà – dokumenty jsou archivovány. Tento typ je vhodný pro dlouhodobou a trvalou archivaci bez pravidelného přístupu k obsahu např. v účetních skladech, sklepních místnostech, vzdálených pronajatých prostorách atd. Jsou v dostání v bílé a hnědé barvě, v šířkách 80,100, 120 a 150 mm. Úložný box můžete po naplnění snadno vložit do archivačních krabic s víkem. Dle rozměrů do krabice vložíte 6 ks (pokud vycházíme z délky krabice 520 mm a šířky hřbetu úložného boxu o 80 mm). V tomto dvojitě zpevněném lepenkovém obalu jsou Vaše dokumenty po dlouhou dobu bezpečně uloženy a ochráněny před prachem.

S praktickými archivačními potřebami bude zakládání dokumentů hračka!

Rajapack s.r.o.