Katalog firem Industry-EU s.r.o.

České tištěné faktury si ve spojení s automatickým zpracováním nevysloužily zrovna dobrou pověst. Patří k nejhorším na světě. Pravidla pro vypracování nejsou přísně daná a tak si každý vytvoří formát, jaký se mu zamlouvá. Pokud pak má dojít k automatickému zpracování, mnohé programy si na tom vylámou zuby.  I kvůli tomu před pár lety vznikl v České republice formát ISDOC. Standard, kterému se připisovala budoucnost, a který budou umět zpracovat všechny podnikové systémy. Vize to byla pěkná, ale jak se ukazuje po pár letech, zůstalo jen u přání.  Podnikové systémy sice faktury v tomto formátu zpracovat veskrze umí, poptávka po nich ze stran jednotlivců i podniků je však mizivá. Alespoň podle údajů přední české vývojářské společnosti v oblasti podnikových informačních systémů, společnosti PREMIER system.

Před pár lety vznikl v České republice formát ISDOC, za kterým stojí skupina SPIS (Sdružení Pro Informační Společnost). Jedná se o standard, kterému jeho tvůrci a příznivci připisovali roli ústředního formátu, jímž se domluví všechny podnikové systémy na trhu.

Idea byla taková, že soubor se pouze opatří elektronickým podpisem a odešle se na email odběratele. Ten může zpracovat fakturu dle vlastní zvyklosti, ale předpokládá se, že využije elektronického formátu. To znamená, že faktura v elektronické podobě (resp. strukturovaná data) přijde do určené elektronické poštovní schránky, ze které ji poté přečte speciální aplikace. Software zprávu zkontroluje, a pokud je vše v pořádku, vytvoří obraz faktury, který spolu se zdrojovým souborem zaarchivuje. Zkontroluje i elektronický podpis a data z faktury a odkaz na dokumenty v archivu předá dále do podnikového systému k dalšímu zpracování.

Po pár letech je pravda taková, že v mnoho podnikových systémů umí v základu generovat nebo načítat faktury ve formátu ISDOC, ale poptávka ze stran živnostníků a hlavně větších podniků nenabyla očekávání.  Důvody jsou podle Jiřího Sonka, obchodního ředitele PREMIER system, vcelku logické, a to hned z několika příčin. „Jednalo se o pokus zavedení pouze českého standardu, což v rámci EU, a natož celého světa nemělo a nemá velkou šanci na uplatnění. Tento způsob fakturace funguje pouze v rámci ryze českých firem, popřípadě veřejné správy, které si to chtějí zavést. Nikoli u obchodních řetězců, jež mají zavedené standardní EDI formáty,“ nebojí se současný stav komentovat Jiří Sonek z Premier. Podle něj je to obdobně nesmyslné ve vztahu česká firma a zahraniční firma nebo česká firma se zahraniční účastí. Forma postrádá smysl i mezi drobnými podnikateli a koncovým zákazníkem.

„I při dobré vůli by se toto vlastně dalo použít maximálně v pěti procentech obchodních případů,“ predikoval Jiří Sonek při zavádění standardu na český trh v roce 2009. Další příčinou nezdaru je, že na rozdíl od světových EDI formátů se jedná pouze o faktury, i když poslední verze umožňuje i tvorbu objednávek. Kupříkladu v programu Premier se navíc od vzniku objednávky, poptávky, dodacího listu načítá do dalších dokladů téměř vše automaticky. Vydaná faktura na základě DL, přijatá na základě příjemky. Na rozdíl od ISDOC navíc včetně účtovacích předpisů, středisek.

A co dnes skutečně žádá trh? „Naše firma se k tomuto nezavázala. Formát ISDOC zavádíme pouze v jednotlivých případech. Trh to nevyžaduje. Pro ilustraci jej totiž používá jen 0,3 procent firem z naší zákaznické základny. Převedeno na pevná čísla to je 8 společností z 3 tisíc. Pro malé společnosti je zavedení zbytečné. Faktury stále přepisují ručně. Velké společnosti využívají EDI. Doporučujeme komunikovat nadále pomocí PDF dokumentů nebo uznávaných standardních EDI formátů,“ dodal Jiří Sonek.

Rozmach faktur s QR kódy

Praktickou pomocí se zdá v případě faktur zavedení QR kódů. Faktury od mobilních operátorů, dodavatelů energií či ve stovkách tuzemských e-shopů lze platit jednoduše a rychle pomocí chytrých telefonů a aplikací na přečtení těchto kódů. Postupem času přibývá integrátorů, jež zařazují podporu QR kódů do svých ekonomických a účetních systémů. Mezi těmi čerstvými patří i společnost PREMIER system, tradiční český výrobce podnikových informačních systémů. Zájemců totiž přibývá oproti velkým vystavovatelům faktur také z řad malých podniků a koncových zákazníků, což přispívá k rozmachu tohoto způsobu platebního styku. Kdo totiž platbu QR kódem využívá, nemusí na faktury přepisovat všechny náležitosti platby od čísla účtu po variabilní symbol, zkrátka to za něj udělá mobilní telefon či tablet. Odpadá riziko chyb a špatně zadaných údajů.

Co říkají průzkumy?

Problém s elektronickou fakturací také představuje velmi nízký počet práce s elektronickými podpisy. Když nebereme v potaz, že v České republice se mezi firmami ročně vymění přibližně 250 milionů faktur, přičemž elektronickou cestou jich putuje necelá dvacetina, tedy asi 5 procent.

Elektronické faktury dále zpracovává 82 procent firem bez elektronického podpisu. Téměř čtyři pětiny firem si elektronicky přijatou fakturu vytisknou a dále ji uchovávají pouze v tištěné podobě. Okolo 20 procent firem fakturu doručenou ve formátu PDF tiskne dokonce opakovaně. A necelá pětina firem, které elektronické faktury zpracovávají, požaduje po svých dodavatelích připojit k elektronické faktuře také elektronický podpis. Vzhledem k tomu, že novela zákona o dani z přidané hodnoty, která vstoupila v účinnost, mimo jiné požaduje po každém plátci DPH zajištění věrohodnosti původu všech faktur, neporušenosti jejich obsahu a zajištění čitelnosti po celou dobu uchování dokladu, vystavují se tyto firmy do budoucna velkému riziku.

Miliardové úspory

O elektronických fakturách se hlasitě diskutuje a píše nejen z důvodu letošní novely zákona o DPH, která zrovnoprávnila elektronické a tiskové faktury a tímto krokem se česká legislativa srovnala s normami EU, ale hlavně z hlediska výrazných finančních úspor pro podniky.

Elektronická fakturace umožňuje nejen kratší platební lhůty, nižší chybovost, náklady na tisk ve formě papíru a náplní do tiskáren či poštovné, ale přináší i zcela zásadní časové úspory, pokud jsou faktury zasílány ve strukturovaném formátu tak, aby mohly být automatizovaně načteny do informačního systému protistrany.

Zrovnoprávnění elektronické a papírové fakturace by mělo ušetřit jen letos českým firmám a úřadům půl miliardy korun. V roce 2018 by úspora měla dosáhnout až 23 miliard korun. Při plnohodnotném zavedení mohou úspory celé Evropské unie dosáhnout dokonce až 240 miliard eur. Podpořit by to měla i iniciativa Evropského parlamentu, která si klade za cíl plošné uzákonění povinné elektronické fakturace u všech veřejných zakázek v zemích EU do roku 2016.

V ČR se jedná o formáty jako XML, EDIFACT, XML EDI nebo ISDOC, přičemž jejich využití je až na výjimky velice malé a ani v segmentu firem s více než deseti zaměstnanci nedosahuje podílu 10 %.

Zavedení elektronické fakturace přitom po technické stránce nepředstavuje žádný velký problém a výhody, které firmám a organizacím přináší, jsou silnou motivací, aby svůj postoj přehodnotily. Klíčovým faktorem je pak především vzájemná shoda mezi jednotlivými stranami, které musejí s přechodem na elektronickou cestu zpracování faktur oboustranně souhlasit.

Doba elektronizace

Obecně poptávka po elektronizaci dokumentů stoupá v celé České republice. Jedním z měřítek je i prodej multifunkčních tiskáren, vzrůstá potřeba cloud computingu s oběhem a „tiskem“ elektronických dokladů, resp. jejich zachováním v elektronické podobě a sdílením, jež tyto tiskárny podporují. Alespoň to tvrdí na konferencích giganti tiskařského průmyslu a tlačí je k tomu i poptávka firem, resp. neutuchající touha ušetřit náklady a rovněž hraje roli ekologie. Srovnatelnost s běžným produkčním tiskem je však ošemetná.

„Komu by se nelíbilo, aby místo skladu a archívu účetních a jiných dokladů měl vše jen přístupné skrze počítač. Elektronická data je však nutné ukládat, což vede ke zvýšení požadavků na datová úložiště. Ovlivňuje to i bezpečnost a dostupnost dokumentů resp. riziko napadení uložených dat,“ uvažuje Petr Kempa, produktový manažer Teko Technology. Menší společnosti i podnikatelé však podle jeho zkušeností zatím stále tisknou a ani to příliš nevypadá, že by se „papíru“ úplně vzdali.

Papír nezmizí

Při elektronizaci dokumentů se mnohdy počítá s tím, že se někdy později výstupy vytisknou, ručně podepíšou a budou se archivovat na papíře. Tohle hledisko přínos elektronizace pro efektivitu minimálně problematizuje. Pokud se firma chce těmto problémům vyhnout, musí být základem elektronizace samotný dokument. To znamená objekt, který má samostatnou existenci (nejen v rámci nějakého informačního systému), který může být podepisován, archivován, může obíhat mezi uživateli a lze jej předložit úřadu nebo auditorovi. To je to, co všichni znají jako smlouvu, fakturu, potvrzení, žádost, dopis, výkaz nebo třeba výpis. Proces elektronizace spěje k tomu, že se omezí tisk, ale úplně nezmizí. Vždy zůstanou data i dokumenty. Otázka zní, zdali při takovém řešení skutečně společnost ušetří elektronizací práci i náklady. V závažných dokumentech, které putují od ruky do ruky a jsou opatřovány podpisy, nikoli. Až v samotném závěru dojde k elektronizaci a archivaci.

Formát ISDOC

Jedná se o standardizovaný formát pro elektronickou fakturaci ISDOC (Information Systems Document). Faktury ve formátu ISDOC jsou čitelné všemi softwary, jejichž výrobci se k projektu připojí.  V současnosti tak učinilo bezmála padesát firem, mezi kterými jsou i giganti na trhu. ISDOC by mohl hrát roli spíše u veřejných zakázek, nežli u obchodních firem.

Pro plošné zavedení existuje pár zádrhelů. Pro firmy, které ekonomický software mají je ISDOC cestou jednoduchou. Některé softwary však stále tento formát nepodporují. Na druhé straně je i mnoho firem či jednotlivců, které software nevyužívají vůbec. Plošné zavedení může být rovněž diskriminační pro zahraniční uchazeče o veřejné zakázky.